Benachrichtigungen, Gründe für Verzögerungen, Normvorschläge und automatische Zuweisung
Vier Tools, die die Arbeitsverteilung ergänzen: Alarme für den Vorarbeiter, die Frage „Warum dauert es so lange?“ mit Ursachenanalyse, Vorschläge für veraltete Zeitnormen und die automatische Zuweisung von Aufgaben.
Die Seite „Arbeitsverteilung“ zeigt, wer was macht. Aber der Vorarbeiter kann sie nicht den ganzen Tag beobachten. Er braucht ein System, das ihm automatisch mitteilt, wenn etwas schiefgeht, die Person fragt, warum eine Operation länger gedauert hat, und vorschlägt, wem die nächste Arbeit zugewiesen werden soll.
Dieser Artikel beschreibt vier Tools, die genau das tun. Alle werden in Werkskonfiguration → Regeln für das gesamte Unternehmen, das Werk oder eine einzelne Halle konfiguriert.
1. Benachrichtigungen an den Vorarbeiter
Alle fünf Minuten überprüft das System drei Situationen.
- Person ohne Arbeit. Sie hat sich zur Arbeit angemeldet, hat aber länger als die eingestellte Zeit keine Operation oder Aufgabe.
- Operation dauert länger als üblich. Sie überschreitet den in den Zuweisungsregeln festgelegten Schwellenwert.
- Dringender Auftrag ohne Bearbeiter. Es sind nur noch wenige Tage bis zum Termin, und die fertigen Chargen sind noch bei niemandem.
Wohin die Benachrichtigungen gesendet werden
- In die Oprela-Glocke;
- In Telegram, wenn der Bot verbunden ist;
- Per E-Mail.
Sie werden von den Vorarbeitern der jeweiligen Halle und auf Wunsch auch von der Geschäftsleitung empfangen.
Wo sie sichtbar sind
Alle aktiven Alarme sind im gelben Block „Aktion erforderlich“ oben auf der Seite zur Arbeitsverteilung zusammengefasst.
Das Häkchen neben einem Alarm bedeutet „gesehen“: Es stoppt wiederholte Erinnerungen. Wenn die Situation vorüber ist, schließt sich der Alarm von selbst.
Regeln der Gruppe „Benachrichtigungen“
- „Ohne Arbeit länger als“, in Minuten. Null deaktiviert diesen Alarm.
- „Operation länger als üblich“ – ob darüber alarmiert werden soll.
- „Dringende Aufträge ohne Bearbeiter“, in Tagen bis zum Termin.
- „Erneut erinnern nach“ – wie oft wiederholt werden soll, wenn niemand reagiert hat.
- Wem gesendet werden soll und über welche Kanäle.
Setzen Sie die Schwellenwerte nicht zu streng. Wenn ein Vorarbeiter dreißig Benachrichtigungen pro Stunde erhält, hört er auf, sie zu lesen. Beginnen Sie mit milden Werten und verschärfen Sie diese schrittweise.
2. Warum dauert es länger als üblich?
Es reicht nicht zu wissen, dass eine Operation länger gedauert hat. Man muss auch wissen, warum.
Wie es für den Mitarbeiter aussieht
Wenn eine Operation deutlich länger als üblich gedauert hat, zeigt das Terminal nach Abschluss große Schaltflächen mit Gründen an: auf Material gewartet, Umrüstung, Problem mit der Maschine, lerne, komplexes Teil, anderen geholfen.
Der Mitarbeiter wählt eine Option mit einem Tippen aus und fügt bei Bedarf ein paar Worte hinzu. Das dauert zwei Sekunden.
Ursachenverzeichnis
Die Liste der Gründe ist das Verzeichnis Ihres Werks: Werkskonfiguration → Kategorien & Gründe → „Warum länger als üblich“.
Solange das Werk keine eigenen Gründe hat, gelten die Standardgründe. Die Schaltfläche Eigene erstellen ermöglicht es, sie umzubenennen, unnötige auszublenden oder eigene hinzuzufügen.
Halten Sie die Liste kurz. Sechs bis acht Gründe sind ausreichend. Wenn es zwanzig sind, wählen die Leute den erstbesten.
Regeln der Gruppe „Verzögerungen & Normen“
- „Fragen, warum es lange dauert“ – aktiviert die Frage.
- „Fragen ab“ – ab welcher Überschreitung, z.B. 130 Prozent der üblichen Zeit.
- „Grund obligatorisch“ – ob die Frage übersprungen werden kann.
Analyse
Die Antworten sind auf der Registerkarte Analyse der Seite zur Arbeitsverteilung zusammengefasst.
Dort ist sichtbar:
- welche Gründe die meiste Zeit in Anspruch nehmen – mit Balken, Anzahl der Fälle und Gesamtzeit;
- bei welchen Operationen dies vorkommt;
- Liste der langen Operationen ohne Grund. Der Vorarbeiter kann den Grund nachtragen.
Das ist das Wertvollste, was dieses Tool bietet. Ein Einzelfall sagt nichts aus. Aber wenn „auf Material gewartet“ in einem Monat vierzig Stunden erreicht hat und fast alles beim Laserschneiden, wissen Sie genau, was zu beheben ist: die Materiallieferung zum Laser.
3. Normvorschläge
Die Zeitnorm in einem Arbeitsplan veraltet mit den Jahren. Eine schnellere Maschine wurde gekauft, die Werkzeuge wurden geändert, die Leute haben Erfahrung gesammelt, aber im Arbeitsplan steht immer noch dieselbe Zahl.
Unter der Analyse befindet sich der Block „Normen, mit denen die Historie nicht übereinstimmt“. Er zeigt die Schritte der Arbeitspläne, deren Norm deutlich von der tatsächlichen abweicht.
„Tatsächlich“ bedeutet den Median der tatsächlichen Ausführungen. Der Vorschlag erscheint nur, wenn genügend Ausführungen gesammelt wurden, um glaubwürdig zu sein.
Der Eigentümer oder Administrator klickt auf Anwenden, und die Norm des Schritts wird aktualisiert. Jede solche Änderung wird im Protokoll aufgezeichnet: wer, wann, von welchem Wert auf welchen.
Regeln
- „Norm vorschlagen ab“ – ab welcher Abweichung in Prozent.
- „Ausführungen für Vorschlag“ – wie viele tatsächliche Ausführungen erforderlich sind.
Korrekte Normen sind nicht nur für diese Seite wichtig. Aus ihnen werden die Lieferzeiten von Aufträgen, die Auslastung der Mitarbeiter und die Selbstkosten berechnet. Eine veraltete Norm verdirbt alle drei.
4. Vorausschauende Planung
Über den Mitarbeiterkarten befindet sich ein Tagesumschalter: Heute, Morgen und so weiter.
Für einen anderen Tag werden nur diejenigen angezeigt, die an diesem Tag eine Schicht haben. Eine für einen bestimmten Tag zugewiesene Aufgabe erscheint dem Mitarbeiter genau an diesem Tag.
Wozu das dient. Am Ende der Schicht teilt der Vorarbeiter die Arbeit für den Morgen ein. Die Leute kommen und wissen sofort, was zu tun ist, anstatt eine halbe Stunde zu warten, bis er sich zurechtfindet.
Die Regel „Vorausplanen bis“ legt fest, wie viele Tage im Voraus zugewiesen werden kann.
5. Automatische Zuweisung
Die Schaltfläche Automatisch zuweisen schlägt vor, wer was macht. Das System wählt nach folgender Prioritätenreihenfolge aus:
- Fähigkeiten – wer diese Operation beherrscht;
- wer gerade frei ist;
- eigene Maschine – es ist einfacher für die Person, an ihrer eigenen Maschine zu arbeiten;
- dieselbe Operation, die kürzlich durchgeführt wurde – weniger Umrüstungen;
- geringste Auslastung – damit die Arbeit gleichmäßig verteilt wird.
Dies ist ein Vorschlag. Der Vorarbeiter sieht die Liste, entfernt die Markierungen von dem, was nicht passt, und klickt auf Zuweisen.
Regeln der Gruppe „Arbeitsverteilung“
- „Automatisch: Aufgaben pro Person“ – wie viele Aufgaben das System einer Person geben kann.
- „Nur diejenigen, die es können“ – keine Personen ohne die erforderliche Fähigkeit vorschlagen.
- „Bevorzugung der eigenen Maschine“.
- „Mitarbeiter bei derselben Arbeit halten“.
Die automatische Zuweisung ist nur so gut, wie die Fähigkeiten im Personalregister genau sind. Wenn eine Person eine Operation beherrscht, dies aber nicht im System erfasst ist, wird sie nicht im Vorschlag berücksichtigt.
Wo anfangen
Schalten Sie nicht alles auf einmal ein.
- Erste Woche. Schalten Sie nur den Alarm „Person ohne Arbeit“ mit einem milden Schwellenwert ein.
- Zweite Woche. Schalten Sie die Frage „Warum dauert es lange?“ ohne Verpflichtung ein.
- Nach einem Monat. Öffnen Sie die Analyse. Ziehen Sie eine Schlussfolgerung und nehmen Sie eine Änderung vor.
- Nach zwei Monaten. Überprüfen Sie die Normvorschläge und wenden Sie diejenigen an, denen Sie zustimmen.
- Wenn die Fähigkeiten erfasst sind. Beginnen Sie mit der Nutzung der automatischen Zuweisung.
Häufig gestellte Fragen
Zu viele Benachrichtigungen
Lockern Sie die Schwellenwerte oder erhöhen Sie das Intervall für wiederholte Erinnerungen. Ein Alarm, auf den niemand reagiert, ist schlimmer als keiner.
Mitarbeiter wählen immer denselben Grund
Die Liste ist zu lang oder die Gründe sind unklar. Kürzen Sie sie und benennen Sie die Gründe mit einfachen Worten um.
Keine Normvorschläge
Zu wenige Ausführungen. Der Vorschlag erscheint nur, wenn genügend reale Daten vorhanden sind.
Der Alarm „länger als üblich“ wird bei Nachtoperationen ausgelöst
Höchstwahrscheinlich hat jemand die Operation nicht abgeschlossen, bevor er gegangen ist. Dies ist keine Verzögerung, sondern ein Buchungsfehler. Schließen Sie die Operation ab.
Die automatische Zuweisung gibt alles einer Person
Reduzieren Sie den Wert der Regel „Automatisch: Aufgaben pro Person“.